12 praktinių taisyklių efektyviai darbo dienai I

Vienas dažniausių klausimų, kurių sulaukiu tiek seminarų, tiek ir individualių konsultacijų metu: „Kaip suplanuoti savo dieną, kad galėčiau atlikti kuo daugiau darbų?“. Matydamas, jog šis klausimas daugeliui veiklių žmonių itin aktualus, pateiksiu 12 praktinių ir paprastų taisyklių, kurios, nepriklausomai nuo to, kokia yra Jūsų veiklos specifika, padės Jums padidinti darbo dienos produktyvumą.

RYTAS

1. Atsikelkite tokiu laiku, kad spėtumėte be skubėjimo ir įtampos:
- nueiti į dušą;
- 10 min. skirti lengvai mankštai;
- papusryčiauti;
- 5 min. skirti ramiam pamąstymui apie tai, ko norite pasiekti per dieną.

Kokia iš viso to nauda? Po dušo ir mankštos Jūs jausitės daug energingesni ir žvalesni. Pusryčiai – kuras Jūsų organizmui. Jei manote, kad jie nesvarbūs, žinokite, jog šio „kuro“ trūkumas darbo dienos metu pasireikš tokiais simptomais, kaip pablogėjusi atmintis, staiga sumažėjęs darbo produktyvumas ir susierzinimas. 5 min. skirtos apmąstymui garantuos, kad pasiimsite visus reikiamus tai dienai popierius ir daiktus, o tai leis sutaupyti papildomą valandą, jei tektų grįžti kažko, ką būtumėte pamiršę. Tos pačios 5 min. padės Jums geriau nusiteikti darbui.

O didžiausia visų šių rytinių ritualų nauda – iš namų Jūs išeisite būdami išties geros nuotaikos. Bet kokia vidinė įtampą, stresas, skubos jausmas ar nerimas, Jūsų energijos resursus skirtus visai dienai, „sudegina“ per keletą valandų, tad nieko keisto, kad antroje dienos pusėje Jūs jaučiatės pavargę ir išsekę.

Jei atsikelti tokiu metu, kad spėtumėte kokybiškai pradėti dieną, nepavyksta, gali būti keletas priežasčių: per vėlai einate miegoti; dienos metu patiriate daug neigiamų emocijų ir streso, o tai Jus išsekina; nevakarieniaujate arba prieš miegą valgote nesveiką, Jums netinkantį maistą; manote, kad Jus visiškai tenkina toks gyvenimo ritmas, kokį gyvenate dabar, tad nededate reikiamų pastangų jo keisti.

Tai, jog žmogui reikia 8 ir daugiau valandų miego – mitas. Man pilnai pakanka 6,5. Pažįstų daug žmonių, kurie miega dar mažiau, o gyvena itin intensyvų gyvenimą ir jaučiasi puikiai. Čia viską lemia tik Jūsų gyvenimo būdas.

2. Pradėkite darbą tuo pačiu metu.

Žmogus – gamtos dalis. Gamta puikus harmonijos ir balanso pavyzdys. Norite to paties balanso savo veikloje – mokykitės iš gamtos.

Jei paisysite vienodo darbo pradžios laiko, turėsite daug daugiau energijos visai darbo dienai ir ugdysite savidiscipliną, kuri tikrai daug kur pravers. Laikas iki 12 val. daugeliui pats produktyviausias, tad ir investuoti jį reikia į tai, kas svarbiausia.

Kas dažniausiai trukdo pradėti darbą numatytu laiku? Pokalbiai su netikėtai sutiktu kolega apie „orą ir bites“? Naršymas naujienų portaluose? Su darbu nesusiję, telefono skambučiai?

3. Skirkite 10 min. dienos darbų plano apžvalgai, o jei tokio plano neturite – būtinai sudarykite.

Efektyvūs ir sėkmingi žmonės jau seniai pastebėjo, kad 10 minučių skirtų planavimui sutaupo iki 2 val. (!) laiko darbo dienos metu. Turint planą Jūsų darbas tampa nuoseklus ir daug produktyvesnis. Jūs aiškiai matote, ką turite padaryti per dieną ir žinote, kurie darbai yra svarbiausi.

Dažnai pastebiu, jog tie, kurie savo darbų neplanuoja, dienos metu padaro nuo 40 iki 60 proc. mažiau, nei veiklas planuojantys žmonės. Tie, kurie dirba be plano ir chaotiškai, labai dažnai prisiima daugiau veiklų nei gali atlikti, dėl to patiria stresą bei įtampą, konfliktuoja su aplinkiniais, nes neįvykdo savo prisiimtų įsipareigojimų.

Kodėl nesugebame skirti 10 min. plano peržiūrai arba jo sudarymui? Dažnai tiesiog nesuvokiame, kad planuojant pasieksime daug daugiau ir jausimės daug geriau, o veikiant be plano vėl ir vėl pateksime į aklavietę. Čia visiškai nesvarbu, kokias pareigas Jūs užimate – planavimas Jums visuomet suteiks didžiulį pranašumą.

4. Iš pradžių deleguokite ir tik po to pereikite prie kitų veiklų.

Jei tik yra užduočių, kurias galite perduoti kitiems, būtinai tai padarykite. Net ir tuomet, kai atrodo, kad viską reikia daryti pačiam, atidžiau apžvelgus darbus galima pamatyti, jog bent vienas iš jų gali būti deleguotas.

Tol, kol turite ribojantį įsitikinimą, jog niekas kitas darbų neatliks geriau nei Jūs pats, esate pasmerktas būti tarp tų, kurie nuolat pervargę, suirzę, skubantys, prastos nuotaikos, dedantys daug pastangų ir gaunantys tik pusėtinus rezultatus.

Tuo tarpu tie, kurie sugeba suburti stiprią komandą, sau pasilieka tik 20 proc. svarbiausių veiklų, o likusius 80 proc. perduoda komandos nariams. Šie žmonės kuria kompanijas, kuriose dirba šimtai, tūkstančiai ar net dešimtys tūkstančių žmonių.

Kas trukdo deleguoti? Įsitikinimas: „Nėra kam…“. Ar tikrai Jūsų komandoje nėra patikimų žmonių? 5 kartus savęs paklauskite: „Ar mano komandoje yra žmonių, kuriems galėčiau deleguoti šią užduotį?“. Jei po penkto karto Jūs tvirtai ir sąžiningai atsakysite „Ne“, tuomet pats laikas į svarbiausių darbų sąrašą įtraukti naujų darbuotojų paiešką arba senų keitimą geresniais.

Jei dirbate vienas arba nuo Jūsų nepriklauso naujų komandos narių priėmimas/atleidimas, paieškokite sau pagalbininkų „iš išorės“. Nustebsite, kiek daug jaunų žmonių (17-23 metų) pasiryžusių kokybiškai atlikti Jūsų rutinines užduotis vos už 200-300 Lt per mėnesį. Jei sau tokių išlaidų leisti negalite – užsiimkite barteriniais mainais. Jūs padėsite kitam, kad kitas padėtų Jums. Čia irgi slypi didžiulės galimybės.

5. Skirkite rytinį laiką patiems svarbiausiems darbams.

Kaip jau minėjau, daugeliui laikas iki 12 val. yra pats produktyviausias. Daugiausia energijos, aštriausias protas, aibės kūrybingų minčių ir lengviausia susikoncentruoti.

Skaitydami elektroninius laiškus, pildydami rutinines ataskaitas, dirbdami paprastus fizinius darbus, Jūs brangiausią savo laiką paleidžiate vėjais.